Secrétaire/ réceptionniste médicale

Sous l’autorité du Directeur général de la clinique, le/la secrétaire assure un soutien administratif à l’ensemble de l’équipe de la clinique et assure également la qualité du service à la clientèle auprès des patients.

Tâches :

• Accueillir la clientèle;
• Recevoir et prendre les appels téléphoniques;
• Répondre aux besoins de la clientèle quant à la prise de rendez-vous et à la confirmation de ceux-ci;
• Répondre aux besoins ponctuels de la clientèle pour les références dans le réseau public et privé en suivi des demandes d’examens et de consultations, selon les politiques en vigueur au sein de la clinique;
• Assurer le suivi des demandes de communication auprès des patients (ex : demande de rendez-vous, envoie de documents, etc);
• Orienter la clientèle dans l’environnement de la clinique selon les besoins;
• Recevoir et transmettre les messages destinés au personnel médical et aux patients;
• Facturer aux patients des actes et services non couverts par la RAMQ;
• Traiter les documents transmis par courriel, télécopieur (fax) et en faire le suivi;
• Classer et numériser les documents médicaux confidentiels;
• Rédiger des lettres et tout autre document pertinent au suivi des consultations médicales;
• Effectuer le suivi des demandes faites par le personnel médical;
• Effectuer le remplissage des bureaux médicaux (fournitures médicales et papeterie);
• Établir et mettre à jour les procédures reliées au soutien administratif tel que la gestion et le classement de documents et la procédure de gestion des rendez-vous de chaque médecin;
• Effectuer toutes autres tâches connexes à la demande du supérieur immédiat.

Qualités recherchées pour ce poste :

• Sens des priorités;
• Sens des responsabilités;
• Capacité de travail dans un environnement stressant (achalandage important de clientèle) et facilité pour le travail d’équipe;
• Bonne connaissance du français parlé et écrit, anglais fonctionnel minimal;
• Ponctualité;
• Sourire et empathie.

• Études collégiales (DEC) en bureautique option médicale.

• Expérience à titre de secrétaire médicale, idéalement dans une clinique;
• Excellente maîtrise en informatique.

• Poste permanent de jour (40h/sem).